Digital Asset Management (DAM) systemen zijn er om een revolutie teweeg te brengen en al je marketinginspanningen te optimaliseren vanuit één centrale bron. Volgens Martech.org hebben DAM-softwareprogramma's een verschuiving gebracht van de huidige marketingtechnieken naar meer klantgerichte technologieën, die een aanzienlijk rendement kunnen opleveren op je investeringen in je digitale assets.
Dankzij deze enorme groei in gepersonaliseerde merkcontent zal DAM software volgens Research and Markets van 2019 tot 2024 een jaarlijks groeipercentage hebben van 34.7%.
Daarom zetten we in dit artikel alle details over cloud digital asset management systemen op een rijtje om jou te helpen beslissen of je erin wilt investeren.
Wat Is Digital Asset Management?
Digital Asset Management is een platform vergelijkbaar met een CRM systeem, alleen bevat een DAM platform digitale activa zoals afbeeldingen, video's, creatieve bestanden en audio in plaats van dat deze gevuld is met klanten en prospects.
DAM platformen beiden bedrijven, ondernemingen en organisaties een alles-in-1 oplossing om digitale content op te slaan, (terug) te vinden, te organiseren en te delen met collega's, klanten , werknemers, stakeholders en leveranciers. Eigenlijk kun je het zien als een digitale bibliotheek waar je alle digitale merkbestanden van je bedrijf kunt opslaan en vinden, want onder andere de productiviteit ten goede komt.
Cloud Digital Asset Management
Je digital asset management platform kan cloud-based of on-premise zijn, wat betekent dat je toegang hebt tot je digitale bestanden vanaf een centrale fysieke locatie binnen je bedrijf of organisatie. Bij een cloud-based DAM is het systeem in de cloud gehost en kun je, zolang je een internetverbinding hebt, altijd en overal toegang krijgen tot je merkbestanden.
Nu heb je misschien al geïnvesteerd in een andere cloud oplossing zoals Dropbox of Google Drive, maar een cloud DAM is veel meer dan alleen een opslagplek. Het asset management systeem biedt bijvoorbeeld workflows, uitgebreide rollen- en rechtenstructuren, back-ups en vele andere functionaliteiten die je helpen zo productief mogelijk met je assets om te gaan.
Er zijn diverse DAM Software oplossingen op de markt, maar ze werken allemaal vergelijkbaar met verschillende features, prijzen en aanvullende voordelen. Al met al moet je weten dat cloud DAM software een management tool is die je digitale bestanden beheert in een cloud omgeving die gehost wordt op virtuele servers. Dit zijn veilige infrastructuren die als SaaS (Software as a Service) worden aangeboden en die jij vervolgens kunt gebruiken.
Voordelen van Cloud DAM
Digitale assets zijn in marketing veel waard, helemaal als je de juiste tools gebruikt. De realiteit is dat met de juiste opslagoplossing de hoeveelheid digital assets exponentieel kan groeien, maar dat is niet het enige voordeel van een DAM. Hier zijn wat voordelen en redenen waarom je marketing team een DAM systeem nodig heeft.
1. Eenvoudige Integratie
Zoals we al eerder zeiden is digital asset management software een alles-in-één oplossing, wat betekent dat alle essentiële functies in 1 oplossing zijn geïntegreerd. Dankzij deze eenvoudige integratie kunnen je marketeers en andere stakeholders eenvoudig toegang toegang krijgen tot en navigeren door het systeem, wat de productiviteit en efficiëntie verhoogd.
Het betekent ook dat verzoeken sneller kunnen worden afgehandeld omdat de software in de cloud gehost is, in plaats van on-site, waardoor het is geïntegreerd in de IT-infrastructuur van je bedrijf. Tot slot verhoogt deze integratie de flexibiliteit ten opzichte van je klanten omdat je marketeers veel sneller kunnen handelen en reageren op behoeften, feedback en vragen van klanten.
2. Gebruiksgemak en zoeken
Je hebt via meerdere apparaten gemakkelijk toegang tot het systeem om je bestanden te zoeken, downloaden of te organiseren. Bovendien kunnen je teams onderweg werken, wanneer en waar ze maar willen, zolang er maar een internetverbinding is. Dit is ongetwijfeld beter dan gebruikers laten vertrouwen op een LAN of VPN verbinding die voor vertraging kan zorgen.
Wat je marketinginspanningen betreft, kan DAM software van pas komen omdat creatieven sneller ontwerpen kunnen maken en corrigeren, waardoor content sneller op de markt gebracht kan worden.
3. Kosten- en tijdsbesparing
Een ander voordeel is geldbesparing. Realistisch gezien is marketing op zichzelf al een lastige horde voor het bedrijf, en ook nog eens moeten investeren in IT kan helemaal belastend zijn, vooral voor een kleine of startende organisatie.
Gelukkig hoeft je IT-team zich met een cloud DAM niet al te veel bezig te houden, aangezien de leverancier van de DAM software de hardware en netwerkverbinding beheert, om nog maar te zwijgen over upgrades en licenties. Kortom, aangezien de software niet wordt gehost binnen het bedrijf, worden alle zaken met betrekking tot licenties, bug fixing en hardwarehandelingen door de leverancier geregeld, zodat jij je alleen bezig hoeft te houden met de betaling.
4. Veilig
Last but not least is een cloud DAM veilig omdat deze aan de hoogste kwaliteitsnormen en veiligheidseisen voldoet. Denk hierbij aan eisen die betrekking hebben op back-ups, privacykwesties, gegevensbeheer, softwareomgeving en opslag.
Wie Kan Cloud Digital Asset Management Gebruiken?
Hoewel we de nadruk gelegd hebben op marketeers als primaire gebruikers, is een cloud DAM zo veelzijdig als maar kan. Het kan van nut zijn voor iedereen en elk bedrijf dat digitale bestanden gebruikt, of het nu gaat om marketing, reclame of verpakking. Digital asset management software is handig voor meerdere sectoren zoals retail, hospitality, entertainment, financiële dienstverlening, gezondheidszorg, goederen en overheidsdiensten.
DAM software wordt vaak gebruikt op degenen die hand-on werken met digitale assets zoals:
- Creatieve directeuren
- Beheerders
- Marketing managers
- Project managers
- Brand managers
- Fotografen
Hoe werkt het?
Assets worden niet alleen opgeslagen in het systeem. Naast het bieden van opslag, is het primaire doel van een DAM om strategische plaatsing van assets mogelijk te maken, zodat je het maximale uit je creatieve bestanden haalt.
De DAM oplossing zal een waardevolle basis leggen voor je marketingcampagnes om ervoor te zorgen dat de merkboodschap van je bedrijf op het juiste moment en met de juiste middelen overgebracht wordt aan consumenten.
Het systeem werkt door:
- Het uploaden van de assets online
- Het categorisch opslaan met behulp van trefwoorden (tags), meta-tags, verschillende mappen, of andere criteria die het zoeken makkelijker maken
- Het mogelijk maken dat andere gebruikers assets kunnen toewijzen, maken of bewerken
- Assets voor review en goedkeuring sturen naar betrokkenen op eenvoudige en snelle wijze
- Het distribueren van je middelen naar alle kanalen en de prestaties van de assets inzichtelijk maken.
Kortom, het systeem zorgt ervoor dat je het maximale uit je merkbestanden haalt op efficiënte wijze.
Hoe implementeer je cloud DAM software?
Mocht je nog geen ervaring hebben met het opzetten van een DAM systeem, dan is handig om een vast proces te volgen, zodat je het maximale uit de tool haalt. Hier is een stap-voor-stap handleiding voor het opzetten van een Cloud DAM systeem.
- Discovery fase. De eerste stap is het definiëren van je bedrijfs- en marketingbehoeften zodat je software kunt selecteren die aansluit bij jouw specifieke doelen en wensen. Tijdens deze fase kun je samenwerken met de implementatie manager die je helpt met de planning en configuratie van de SaaS in jouw bedrijf om succes te garanderen.
- Installatie. De software zal worden ingesteld binnen jouw huidige ecosysteem. In dit stadium zullen alle authenticatie, configuraties en pakketten in je systeem worden geïntegreerd.
- Data Migratie. Dit is de synchronisatie, waarbij je bestaande data wordt gemigreerd naar de DAM. Je toegewezen implementatie manager zal samen met jou een migratieplan opstellen en uitvoeren.
- Gebruikerstesten. Tijdens de gebruikerstesten kun je gebruikers van de software, zoals marketeers, grafisch ontwerpers, project managers, en andere creatieven uitnodigen om de software te testen. Dit is een belangrijke stap om te kijken of alles goed ingesteld zijn en of de workflows ook correct ingesteld staan.
- Lancering. Zodra de software volledig functioneel, getest en goedgekeurd is, gaat de software live voor alle gebruikers.
Zodra je aan de slag gaat met de software komen ook extra aspecten om de hoek kijken zoals trainingssessies en technische ondersteuning. DAM aanbieders bieden vaak extra ondersteuning tot de teams de software probleemloos kunnen gebruiken.
Overweeg je een Investering in Cloud-Based DAM Software?
Nu je meer te weten bent gekomen over cloud-based digital asset management software, overweeg je waarschijnlijk om erin te investeren. Een verstandige keuze. Het SaaS model uitstekende opslagoplossingen voor je digitale merkbestanden, een veilig systeem dat handig en gebruiksvriendelijk is, eenvoudige toegang tot je data en een geïntegreerde tool om zonder gedoe met andere creatieven samen te werken.
Optimaliseer je marketing met een DAM-systeem! Vraag een demo aan.